| サービス | 概要 | 付帯サービス | 対象ドキュメント |
|---|---|---|---|
| 文書電子化 サービス |
事業継続の観点から、日々発生する新規ドキュメントと、保管されている既存ドキュメントを高速スキャンにより指定のファイル形式で電子化し、御社（又はお客様指定先）データセンターにアップロードする。対象ドキュメントはアプリケーションからいつでもどこでも閲覧・検索ができる。 | ・スキャンサービス ・インデックス付加サービス ・アップロードサービス ・メディア変換サービス ・大判出力サービス ※スキャン時に原稿転換が必要となる場合は別途有料となります。 |
・契約書 ・人事関連書類 ・経理関連書類 ・技術文書 ・設計図面 ・設備図面など ※A2サイズ以上はオプション |
| 文書管理保管 サービス |
スキャンされたドキュメントを紙文書のまま、お客様名・文書名・保管年月日などの管理コードを付与し、弊社セキュリティ倉庫に保管する。保管された文書は定期的にレポートし、お客様へ配信する。※セキュリティ文書保管箱により保管 | ・集荷サービス ・配送サービス ・管理レポートサービス |
・契約書 ・人事関連書類 ・経理関連書類 ・技術文書 ・設計図面 ・設備図面など |
| 文書廃棄 サービス |
文書管理保管サービスで保管されたドキュメントを指定された保管期限により、お客様に期限の到達を報告し、承諾を得て専門業者に委託し、王子製紙廃棄センターで溶解処分される。廃棄後は廃棄証明書を発行する。 | ・保管期限到達通知サービス ・廃棄証明書発行 |
・保管期限の到達した文書 |
| 用紙サイズ | 名刺からAOまで、多種多様な大きさも対応可能です。 |
|---|---|
| 前準備作業 | ファイル、図面、伝票をお預かりして、仕分け作業も請負います。 |
| 電子ファイル形式 | PDF、JPEG、DWなどご希望のファイル形式にて納品 |
| 得意分野 | 大型図面の電子化が得意分野。ノウハウが蓄積されています。 仕分けなど関連する作業は倉庫、製造のノウハウが活かされています。 |
 お預かりした文書は徹底した管理体制で保管。 不要になった文書は一切原型を残さず、リサイクルにつなげます。 当社では、プライバシーマークにもとづく方針を徹底し、 安心して文書を預けていただくことができる体制を完備しています。 |
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【1】文書管理の一元化
文書の管理を外部に委託することによって、保管から処理までの流れを一元化することができます。
また、増えすぎた文書でオフィスや仕事場が圧迫されることもありません。長期に管理しなければならない文書に最適です。
【2】徹底した管理体制
情報漏えい問題が多数報告されている現在、自社内での文書管理は、漏洩リスクを回避できる方法ではありません。当社では、文書保管用に整備した倉庫で、徹底した入出庫管理を行っているので安心・安全です。
【3】文書電子化管理サービスのご提供
お客様から文書電子化サービスのご依頼を受けた文書は、内容や機密性に応じて、様々なスタイルでデータ移行致します。また、安全性も考慮した文書ファイル作成も可能となっております。作成された文書ファイルは、ご要望に応じたスタイルにてお引渡し致します。
【4】安全性を考慮した処分
お客様から処分の依頼を受けた文書は、ご要望に応じて安全性を確保当社契約した委託会社をご紹介致します。またその処分については、環境に配慮したスタイルでの処分も可能です。
